Đối với bất cứ doanh nghiệp nào khi muốn sử dụng hóa đơn nói chung và hóa đơn điện tử nói riêng đều phải lập thông báo phát hành hóa đơn gửi lên cục thuế đang quản lý doanh nghiệp mình.

Tại sao lại lập thông báo phát hành hóa đơn

Khi doanh nghiệp muốn sử dụng hóa đơn, biên lai thu tiền, hoặc hóa đơn bán hàng đều phải thông báo lên cơ quan thuế chủ quản về mẫu hóa đơn, ký hiệu và số lượng phát hành.

Các bước lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử

I. Khởi tạo mẫu hóa đơn điện tử:

Trước khi lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử khách hàng có thể chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử để ký hợp đồng và chọn mẫu hóa đơn cho doanh nghiệp mình.

Về mẫu hóa đơn điện tử GTGT có thể tạm chia thành 2 loại chính:

• Mẫu hóa đơn thuế dòng: là mẫu hóa đơn trong đó mỗi dòng hàng hóa, sản phẩm hoặc dịch vụ chịu mỗi loại thuế khác nhau

• Mẫu hóa đơn thuế tổng: là loại hóa đơn mà tất cả các sản phẩm, dịch vụ,..trong hóa đơn chịu cùng một loại thuế.

Xem thêm:

• FTTH – Truyền hình số
• Chữ ký số – Viettel CA
• Hóa Đơn Điện Tử
• Giám sát hành trình Vtracking

II. Chuẩn bị thủ tục để lập thông báo phát hành:

Sau khi đã chọn được nhà cung cấp và đăng ký phần mềm hóa đơn điện tử thành công, Đơn vị cung cấp sẽ cung cấp cho doanh nghiệp những thông tin cần thiết để lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử lên thuế như sau:

1.  Mẫu hóa đơn điện tử đã khởi tạo

(bao gồm mẫu hóa đơn bản thể hiện và bản chuyển đổi), mẫu hóa đơn này là file word (đuôi .doc hoặc docx)

     2. Thông báo phát hành hóa đơn điện tử :

(nếu là file xml thì khách hàng có thể dùng để nộp, nếu là file Word thì quý khách hàng có thể sử dụng phần mềm HTKK để lập thông báo theo mẫu)

   3. Quyết định phát hành hóa đơn điện tử (file word)

•        Sau khi đã kiểm tra file mẫu quyết định nhà mạng cung cấp, khách hàng kiểm tra lại thông tin về công ty, mẫu số hóa đơn, ký hiệu,… Khách hàng in ra, người đại diện theo pháp luật ký tên và đóng dấu.
•      Theo quy định của một số chi cục thuế thì người dùng không cần nộp file vật lý tại cục thuế mà chỉ cần nộp online, tuy nhiên một số chi cục thuế lại bắt buộc phải tới nộp trực tiếp quyết định này tại Chi cục thuế chủ quản.
•      Sau khi đã ký tên đóng dấu (và nộp tại chi cục thuế nếu có) người dùng scan hoặc chụp ảnh quyết định trên chèn vào file word để nộp đính kèm mẫu trên trang thuế:

III. Tiến hành lập thông báo phát hành hóa đơn trên trang Thuế điện tử

Để lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi lên thuế, người dùng tiến hành theo các bước sau:

Bước 1: Truy cập vào website thuedientu.gdt.gov.vn

Lưu ý: để nộp tờ khai hoặc nộp thuế người dùng phải cài phần mềm Java, hoặc esigner 1.0.8 nếu sử dụng trình duyệt chrome hoặc cốc cốc, Tham khảo thêm bài viết cài đặt java nộp thuế điện tử tại đây

Bước 2: Đăng ký tờ khai mẫu TB01/AC (đối với doanh nghiệp mới chưa từng đăng ký tờ khai này, nếu doanh nghiệp đã từ lập tờ khai thông báo phát hành hóa đơn, bỏ qua bước này)

Bước 3: Nộp tờ khai thông báo phát hành hóa đơn điện tử (file xml)

Để nộp tờ khai thông báo phát hành hóa đơn, người dùng phải tạo tờ khai bằng phần mềm HTKK, xem thêm bài viết cách cài đặt phần mềm HTKK mới nhất

Thao tác nộp tờ khai trên trang thuế: truy cập vào khai thuế –> nộp tờ khai –> chọn tệp tờ khai –> ký số và nộp tờ khai

Bước 4: Đính kèm mẫu hóa đơn và file quyết định phát hành hóa đơn đã đóng dấu:

Sau khi nộp tờ khai thông báo phát hành hóa đơn ở bước 3 thành công, người dùng truy cập vào mục tra cứu –> tra cứu tờ khai –> bấm tìm kiếm:

Sau khi tra cứu thành công, trong phần kết quả tra cứu người dùng chọn vào mục gửi phụ lục, chọn file mẫu hóa đơn, và quyết định file word đã tạo ở trên ký và nộp mẫu:

•  Chọn mẫu hóa đơn file word (nhà mạng đã cung cấp) –> Ký và nộp file mẫu hóa đơn
•  Tiếp tục chọn file quyết định (bản đã ký tên đóng dấu và chèn vào file word) –> ký và nộp file quyết định

 Sau khi tải xong mẫu và quyết định phát hành hóa đơn điện tử sẽ hiển thị 2 phụ lục (mẫu hóa đơn và quyết định phát hành) như hình dưới:

Như vậy vừa rồi TT Giải Pháp Doanh Nghiệp Viettel đã hướng dẫn xong quý khách hàng các nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử lên trang thuế điện tử, nếu gặp bất kỳ khó khăn nào trong quá trình nộp thông báo phát hành hóa đơn, Nếu gặp bất cứ khó khăn gì hãy để lại bình luận ở dưới để được giải đáp, trân trọng!