Sở hữu tập khách hàng lên tới hơn 12 triệu người dùng, hàng triệu đơn hàng phát sinh mỗi tháng, VTPost đang tìm cách để quản lý và khai thác từ nguồn dữ liệu đó một cách hiệu quả với hệ thống Control Tower.
Hệ thống EVTP mà VTPost đang sử dụng hiện nay để quản lý các đơn vị như: bưu cục, điểm thu gom, trung tâm khai thác chỉ có thể truy xuất dữ liệu thuần của các luồng nghiệp vụ khai thác đến, khai thác đi. Hệ thống hiện hành tuy có thể tổng hợp dữ liệu nhưng không có khả năng phân tích, đánh giá và lên kế hoạch điều hành công việc một cách trực quan và rõ ràng. Hạn chế này không chỉ là vấn đề lãng phí tài nguyên dữ liệu vô cùng quý báu mà còn giảm hiệu quả của việc đưa ra quyết định và chiến lược điều chỉnh hợp lý tùy theo từng thời điểm.
Anh Nguyễn Đức Thao, Trưởng Bưu cục Hoàng Quốc Việt – Bưu chính Viettel Hà Nội cho biết: “Bưu cục Hoàng Quốc Việt nằm gần các tuyến giao thông liên tỉnh trọng điểm của thủ đô với miền Bắc, nên lượng hàng hóa qua đây tương đối nhiều. Có những ngày tải về liên tục, trong khi xe kết nối đi chưa đến lấy hàng, gây khó khăn trong hoạt động nghiệp vụ hàng ngày.”
Tình trạng này không phải chỉ xảy ra một, hai lần mà là rắc rối anh Thao phải đối mặt thường xuyên trong nhiều năm qua. Mặc dù đang nắm trong tay hệ thống EVTP, nhưng hệ thống này chỉ tập trung vào quản lý từng đơn hàng riêng biệt.
Đối với những người ở vị trí điều hành như anh Thao, việc nắm bắt tổng thể chung hoạt động của bưu cục với những chỉ tiêu như: sản lượng sắp đến, sản lượng sắp đi, sản lượng đang khai thác, sản lượng quá hạn, v…v… là rất khó khăn. Nếu muốn tìm các thông tin kể trên, anh Thao phải tổng hợp số liệu từ nhiều nguồn báo cáo khác nhau trên hệ thống EVTP. Ngoài trưởng bưu cục, quản lý các cấp như Chi nhánh, vùng, miền hiện đang thiếu một hệ thống điều hành thời gian thực (real-time) và cảnh báo tự động tới từng nhân viên mọi cấp.
Trước cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 đang diễn ra ở mọi mặt trong xã hội, VTPost cần phải tìm cách khắc phục những hạn chế của hệ thống vận hành để cung cấp sản phẩm và dịch vụ tốt nhất tới khách hàng. Đó chính là lúc đơn vị bổ sung hệ thống điều hành tập trung – Control Tower hiện đại với nhiều điểm ưu việt vào vận hành.
Điều đầu tiên mà hệ thống Control Tower làm được là khả năng tổng hợp dữ liệu từ các nền tảng và hệ thống sẵn có. Với tính năng visualization (mô phỏng hóa), các số liệu, báo cáo sẽ được hiển thị qua dashboard tùy biến cùng bản đồ tổng quan mạng lưới Viettel Post có khả năng theo dõi đến từng tải, từng bill, giúp đơn giản hóa việc giám sát và quản lý hoạt động. Việc thể hiện trực quan hóa mạng lưới thông qua hình ảnh sẽ giúp các bộ phận quản lý đưa ra quyết định phân phối công việc một cách phù hợp.
Đại diện phòng Công nghệ Thông tin – VTPost cho biết: “Khi hệ thống Control Tower mới được đưa vào vận hành sẽ bổ sung thêm tính năng cần thiết, khắc phục các hạn chế mà EVTP đang có. Hệ thống Control Tower này lấy dữ liệu làm cốt lõi, có thể tùy biến các trường dữ liệu để cho ra kết quả báo cáo phù hợp nhất với mong muốn của người điều hành, giúp họ đưa ra quyết định chính xác và kịp thời.”
Cụ thể như trong trường hợp của anh Thao ở trên, việc truy xuất số liệu về sản lượng tải sắp đến, sản lượng tải sắp đi đều có thể tra soát chỉ với vài thao tác. Con số cuối cùng cũng chính là số liệu thời gian thực. Nhờ đó, anh Thao có thể ra quyết định phân phối hàng hóa một cách hợp lý, tránh tình trạng tồn ứ hàng ở bưu cục.
Bên cạnh đó, hệ thống còn có tính năng hỗ trợ theo dõi giám sát xe, hàng trên xe, bưu tá. Trong trường hợp một xe tải bất chợt gặp phải sự cố không mong muốn giữa đường, hệ thống cũng có thể thu thập thông tin về sự cố, tính toán để đưa ra phương án xử lý nhanh chóng, kịp thời phân công xe thay thế giúp thời gian vận chuyển không vượt quá khung thời gian quy định. Một tính năng khác của Control Tower là hỗ trợ cảnh báo, hệ thống có thể tự động về các vấn đề như tồn bill, chậm chuyến, … tới các cấp đúng thẩm quyền, từ đó vấn đề có thể được ngăn chặn trước khi xảy ra.
Đặc biệt, hệ thống điều hành tập trung Control Tower sử dụng công nghệ tính cước thời gian thực (KPI-OCS) được xây dựng bởi chính những con người Viettel. Công nghệ OCS mang lại khả năng thay đổi chính sách thời gian thực với từng bưu tá theo các khu vực khác nhau. Điều này đảm bảo chất lượng dịch vụ khách hàng ở mức cao nhất cùng khả năng tính lương đảm bảo chính xác nhất cho những nhân viên bưu chính.
Hiện nay, hệ thống Control Tower đang được triển khai ở giai đoạn thiết kế và xây dựng nền tảng hệ thống. Dự kiến hệ thống sẽ được đưa vào thử nghiệm vào nửa đầu năm 2022, vận hành chính thức trong cuối năm 2022.
