Những tờ giấy đang biến mất khỏi Viettel

Sự phát triển của CNTT đã thay đổi cuộc sống cũng như thói quen của con người. Ở Viettel, những tờ giấy giao việc, báo cáo hàng ngày đã được thay thế bằng các giải pháp công nghệ của chính Viettel. Các giải pháp này giúp nâng cao hiệu quả quản lý, tiết kiệm nguồn lực, chi phí, phẳng hóa mô hình, giảm tải trung gian.

Hơn nữa, việc áp dụng CNTT cũng chính là thước đo trình độ của nhân viên, việc sử dụng thành thạo giải pháp CNTT cũng đòi hỏi nhân viên phải “nâng cấp” lên trình độ mới.

• Voffice được đưa vào vận hành từ năm 2009. Đây là hệ thống văn phòng điện tử với mục đích giảm thiểu giấy tờ ở Viettel. Người Viettel có thể ra khỏi văn phòng vẫn có thể xử lý được văn bản gồm chuyển văn bản, ký văn bản, nắm được luồng văn bản và đánh giá chất lượng văn bản. Đây là công cụ đắc lực để Viettel hiện thực hóa mục tiêu “văn phòng di động” của mình. Việc áp dụng Voffice đã giúp Viettel giảm 7 lần thời gian phê duyệt một văn bản, Thời gian chuyển văn bản chỉ còn dưới 5s, tiết kiệm gần 3800 tấn giấy in.
• Trung tâm dịch vụ kế toán dùng chung (ASSC) được đưa vào vận hành từ năm 2016. Đây cũng là một trong những yếu tố giúp Viettel xây dựng “công sở thông minh”. Việc sử dụng ASSC giúp Viettel giảm hơn 800 nhân sự kế toán trong cả nước.
• Trung tâm giám sát điều hành kinh doanh (GBOC) được đưa vào vận hành từ năm 2017. Trung tâm này giúp Viettel có thể đánh giá kết quả kinh doanh của từng nhân viên kinh doanh đến cấp xã thuộc 11 thị trường toàn cầu của mình. Các chỉ tiêu không đạt KPIs/tiến độ theo kế hoạch được cảnh báo online hàng giờ (thay vì kết quả hết ngày n-1 như trước đây).
• Tất cả các sản phẩm, giải pháp CNTT này đều do người Viettel nghiên cứu và làm chủ.

Trước đây, ký một văn bản trung bình phải mất 10 ngày, chưa kể thời gian lãnh đạo phải đi công tác, thời gian chuyển văn bản mất 1-2 ngày để đến tay người nhận. Các đơn vị đều phải bố trí văn thư thực hiện in, trình ký, nhận, chuyển văn bản.

Kể từ 2009, Hệ thống văn phòng điện tử (Voffice) ra đời, thời gian ký văn bản trung bình còn 1,46 ngày (giảm 7 lần). Văn bản, công việc được xử lý mọi lúc, mọi nơi ngay cả khi đi công tác, đi nghỉ hay ban đêm.. Trung bình mỗi ngày có 66.709 lượt sử dụng hệ thống. 99% văn bản được ký và lưu chuyển thông qua hệ thống Voffice. Thời gian chuyển văn bản chỉ còn <5 giây. Văn thư chỉ còn ở các đơn vị cấp 1 và phần lớn thực hiện kiêm nhiệm để xét duyệt thể thức văn bản.

Mỗi tuần có gần 800 cuộc họp được đặt trên hệ thống VOffice. Việc nhắc họp được thực hiện tự động từ hệ thống.

Không chỉ vậy hệ thống còn tích hợp với hơn 60 hệ thống nghiệp vụ như BCCS (giải pháp tính cước và chăm sóc khách hàng), Nhân sự, Tài chính, Tài sản để liên thông nghiệp vụ và khép kín các quy trình có liên quan đến văn bản.

Tháng 06/2016, Ban Tổ chức Nhân lực chính thức đưa Trung tâm dịch vụ nhân sự dùng chung (HR SSC) vào hoạt động. Người lao động ở Viettel đã không còn vướng víu các thủ tục giấy tờ, mà có thể tự mình thực hiện một số công việc cá nhân trên hệ thống phần mềm Thông tin Nhân sự (TTNS) như: đăng ký nghỉ phép/nghỉ ốm/trực nghỉ; đăng ký giảm trừ gia cảnh; đăng ký mã số thuế; đăng ký thanh toán chế độ ốm đau, thai sản, tự đặt vé máy bay, thanh toán công tác phí, đăng ký quà tết,.. thay vì phải đăng ký bằng giấy cho bộ phận Tổ chức Nhân lực nhu trước đây.

“Với HR SSC – mỗi người Viettel sẽ trở thành khách hàng của Ban Tổ chức Nhân lực”.

Nhân sự tham gia làm công việc tài chính từ 1503 đã giảm xuống còn 726 người vào thời điểm 31/12/2016 – thời điểm Trung tâm dịch vụ kế toán dùng chung (ASSC) chính thức hoạt động.

Trung tâm dịch vụ kế toán dùng chung (ASSC) sẽ giải quyết cách ghi sổ kế toán truyền thống là nhập liệu thủ công dựa trên các báo cáo, chứng từ được ký bằng bản cứng. Mô hình này đòi hỏi phải ứng dụng triệt để công nghệ thông tin để liên kết dữ liệu giữa các hệ thống liên quan với ERP (phần mềm Kế toán Tài chính) và tự động hạch toán. Do vậy, công tác kế toán đã đạt độ chính xác gần như tuyệt đối của số liệu, giảm tải được những công tác thủ công trước đây. Trung tâm này cho phép người làm kế toán tài chính ở Tập đoàn có thể nắm được số liệu hạch toán doanh thu từ cấp huyện trở lên. Và khi đó, mô hình bốn cấp kế toán (Huyện – Chi nhánh – Tổng công ty – Tập đoàn) không còn phù hợp với thực tế nữa mà sẽ được phẳng hóa.

Năm 2017, từ mô hình Trung tâm điều hành mạng lưới toàn cầu của Viettel Networks, các Trung tâm giám sát điều hành kinh doanh (GBOC) đã được xây dựng ở Viettel Telecom, Viettel Global, Công trình, Bưu chính, đây được coi là “bộ não” ứng dụng công nghệ điều hành giám sát và kinh doanh.

Góp phần tối ưu sức mạnh công nghệ, các trung tâm này có thể giám sát, nhận diện, cảnh báo kịp thời điều hành các chỉ tiêu kinh doanh có nguy cơ không hoàn thành đến các lớp tổ chức từ cơ quan đầu não tới từng nhân viên. Hệ thống giúp người điều hành và người bán hàng có sự tương tác nhanh và kịp thời trong việc đưa ra các cảnh báo/quyết định điều chỉnh hoạt động kinh doanh.

GBOC hỗ trợ 22.000 người/ngày. Hệ thống này giúp tối ưu 1.546 nhân sự và hơn 38 tỉ đồng mỗi năm cho Tập đoàn.

Số liệu cảnh báo các chỉ tiêu điều hành hiện đã được nâng cấp tiến trình đồng bộ Online 2h/lần (thay vì kết quả hết ngày n-1 như trước đây) nên tính kịp thời là rất cao, hỗ trợ cho công tác điều hành.

Hệ thống điều hành tập trung GBOC hiện tại được tổ chức hiển thị, tích hợp đồng thời trên 03 phiên bản (máy tính để bàn, di động và phiên bản trình chiếu) và đảm bảo nguyên tắc thống nhất về cách thức tổ chức thông tin, số liệu và ngưỡng cảnh báo.