Văn bản quản lý cần phải ban hành ngay để đảm bảo thời hạn hiệu lực duy trì liên tục, hợp đồng cần được đàm phán, ký kết nhanh chóng để dự án kinh doanh, việc hợp tác với khách hàng không bị gián đoạn là những quyết định kịp thời mà Công ty Xuất nhập khẩu Viettel và các đơn vị trực thuộc đã đưa ra nhờ vào sự hỗ trợ của Phần mềm Thư viện Văn bản quản lý và Hợp đồng do Phòng Pháp chế trực tiếp đưa ý tưởng, xây dựng và vận hành.
Trước đây, để đảm bảo việc các Văn bản quản lý được duy trì hiệu lực liên tục, không bị gián đoạn, Nhân sự Phòng Pháp chế phải theo dõi thủ công qua file excel. File excel này là một danh sách các văn bản quản lý tại Công ty và đơn vị, bao gồm các trường thông tin về Tên văn bản, Ngày có hiệu lực, ngày hết hiệu lực của văn bản. Đầu tuần, Nhân sự Phòng Pháp chế sẽ thực hiện lọc thông tin từ File này và gửi mail cho đơn vị có văn bản sắp hết hiệu lực để đôn đốc đơn vị ban hành. Với số lượng ba đến bốn trăm văn bản, việc tổng hợp các thông tin nêu trên, sau đó lọc các thông tin theo từng đơn vị, từng văn bản có thể lên tới nửa ngày làm việc. Và việc thiếu xót, thiếu chính xác rất dễ xảy ra.
Đối với Hợp đồng, trong các lần kiểm tra hợp đồng định kỳ tại các đơn vị hoặc khi chuẩn bị hồ sơ tiến hành khởi kiện, Phòng Pháp chế lại nhận thấy những trường hợp Hợp đồng nguyên tắc đã hết hiệu lực nhưng đơn vị vẫn tiếp tục ký Đơn hàng với đối tác, phát sinh một số điều khoản hợp đồng không phù hợp với quy định của pháp luật… tiềm ẩn nguy cơ, yếu tố bất lợi cho Công ty.
Việc sử dụng phần mềm đã giải quyết những vấn đề này. Chỉ cần đăng nhập vào tài khoản của mình, đơn vị đã có thể nhận được thông tin cảnh báo ngay tại trang chủ về Văn bản quản lý cũng như Hợp đồng sắp hết hiệu lực. Ngoài ra, hàng tuần vào sáng Thứ 2 và sáng Thứ 5, đầu mối đơn vị (bao gồm Trưởng đơn vị, Phụ trách văn bản, hợp đồng) sẽ nhận được email của Phần mềm về các Thông tin cụ thể của Văn bản, Hợp đồng của đơn vị mình thuộc diện cần ban hành lại hoặc ký kết tiếp.
Cùng với đó, với kho dữ liệu của Hợp đồng, Phòng Pháp chế có cơ hội rà soát thường xuyên nội dung điều khoản Hợp đồng, từ đó chủ động cảnh báo những điều khoản rủi ro cho đơn vị, nâng cao tính chặt chẽ, pháp lý, giảm thiểu rủi ro trong hoạt động kinh doanh của các Trung tâm, Nhà máy.
Nhờ việc sử dụng phần mềm, các đơn vị tại Công ty duy trì được nề nếp ban hành văn bản quản lý, ký kết hợp đồng một cách ổn định. Nhiều đơn vị không có tình trạng văn bản, hợp đồng hết hiệu lực. Trong toàn Công ty, không phát sinh trường hợp rủi ro pháp lý trong Hợp đồng.
