Việc áp dụng module mới tích hợp trên hệ thống IMS (Intelligent Management System) giúp số hoá thủ tục đăng ký mua văn phòng phẩm của từng CBNV một cách nhanh chóng thay vì mất vài ngày để tổng hợp như trước thì nay chỉ cần 15- 20 phút.
Intelligent Management System viết tắt (IMS) là một phần mềm quản lý nhân sự nội bộ của Viettel IDC, trên IMS cho phép bạn tìm kiếm thông tin về cá nhân cũng như thông tin nhân sự phòng ban khác. Tra cứu, đăng ký thông tin về nghỉ phép, văn phòng phẩm. Trên IMS còn cung cấp cho người dùng các biểu mẫu yêu cầu về các rule kết nối, xin cấp tài khoản các phần mềm nội bộ trong công ty.
Vào tháng 10/2021, phần mềm này được nâng cấp thêm module có tính năng giúp CBNV có thể tự động đăng ký văn phòng phẩm một cách nhanh chóng, nếu như trước kia việc này phải làm qua bộ phận hành chính bằng cách tổng hợp vào file chung của Công ty, tiếp đến các đơn vị sẽ lấy chữ ký của trưởng đơn vị, cuối cùng bộ phận hành chính sẽ lại tổng hợp bản cứng đã có chữ ký xác nhận của thủ trưởng đơn vị để trình ký Ban Giám đốc, đầu việc đơn giản nhưng quy trình lạt rất mất thời gian và thủ công.
Thực tế đã chứng minh, thời gian đó có thể làm gián đoạn, chậm tiến độ công việc của cả phòng ban. Chuyển đổi số giấy tờ có thể hanh thông sự tắc nghẽn đó bằng các khai thác tối đa ⅓ thời gian phải giải quyết các công việc hành chính và tập trung 100% thời gian giải quyết các công việc chuyên môn.
Việc ứng dụng module mới đã giảm thiếu những hạn chế đó, CBNV nay có thể chủ động lựa chọn văn phòng phẩm để đăng ký, sau đó phần mềm sẽ thông báo đến quản lý đơn vị để ký duyệt, tiếp đến bộ phận hành chính sẽ phản hồi lại và tổng hợp số lượng văn phòng phẩm của từng cá nhân, đơn vị định kỳ hàng tháng/quý.
Có nhiều ưu điểm dễ nhận thấy dựa vào việc module quản lý số liệu văn phòng phẩm một cách tiết kiệm và khoa học hơn, không những vậy CBNV có thể tự đăng ký văn phòng phẩm của mình chỉ vài cú click chuột, giao diện dễ sử dụng và có thể xuất file trình ký một cách dễ dàng.
Có thể thấy “quy trình” là vấn đề khó nhất trong các bước chuyển đổi số của doanh nghiệp. Tuy nhiên, đây lại bước quan trọng nhất trong chặng đường chuyển đổi số. Việc số hoá những công việc giấy tờ không chỉ là cung cấp cho lực lượng lao động các ứng dụng và thiết bị mới nhất, mà là tạo ra trải nghiệm đơn giản, hiện đại. Ngoài ra, sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian làm việc nội bộ, đặt và giải quyết vấn đề nhanh – gọn hơn, tiết kiệm chi phí nhân sự, tăng năng suất xử lý công việc.
