Tự động cảnh báo tình trạng hiệu lực của văn bản quản lý


Để chủ động hơn nữa trong công tác quản lý, theo dõi và đôn đốc các cơ quan, đơn vị trong việc xây dựng và ban hành lại các VBQL nội bộ khi hết hiệu lực, Công ty M1 đã triển khai xây dựng tính năng tự động cảnh báo các văn bản quản lý sắp hết hiệu lực trên hệ thống ERP_M1.

Trước đây, việc quản lý tình trạng hiệu lực của văn bản được thực hiện hoàn toàn bằng phương pháp thủ công. Cách làm này vừa tốn thời gian, vừa không đảm bảo độ chính xác bởi trong quá trình thực hiện có thể xảy ra nhầm lẫn, bỏ sót và không đáp ứng được yêu cầu về tính kịp thời.

Để khắc phục các vấn đề nêu trên, đồng thời góp phần hoàn thiện, nâng cao chất lượng quản lý hệ thống văn bản trong nội bộ, Công ty M1 đã xây dựng và đưa vào sử dụng tính năng tự động cập nhật tình trạng hiệu lực và cảnh báo đối với VBQL sắp hết hiệu lực. Cụ thể: Khi có văn bản sắp hết hiệu lực,

dulieu
Modul quản lý tài liệu trên hệ thống ERP.

Hệ thống ERP_M1 sẽ tự động cập nhật gửi tin nhắn SMS, Email cảnh báo tới các CBNV có liên quan bao gồm: 1. Chỉ huy của đơn vị có văn bản sắp hết hiệu lực (Để biết và chỉ đạo thực hiện ban hành lại); 2. TP Pháp chế & Kiểm soát nội bộ (Để theo dõi, giám sát và đôn đốc thực hiện); 3. TP Quản lý chất lượng (Để giám sát việc quản trị và cập nhật hệ thống).

Về thời gian, tần suất và phương thức cảnh báo: Tin nhắn SMS, Email cảnh báo sẽ được tự động gửi trước 30 ngày kể từ ngày văn bản hết hiệu lực; cảnh báo định kỳ hàng tuần cho đến khi văn bản mới được phê duyệt và cập nhật lên hệ thống.

Trước khi áp dụng phần mềm tự động cảnh báo, tỉ lệ văn bản hết hiệu lực chưa kịp ban hành lại chiếm tỉ lệ khá cao, khoảng 35,6% (Theo báo cáo số 216/BC-M1-KSNB ngày 05/06/2018 về kết quả rà soát các văn bản quản lý tại Công ty Thông tin M1). Hiện nay, sau một thời gian đưa vào sử dụng tính năng hữu ích này, số lượng VBQL được ban hành đúng thời hạn đã tăng đáng kể; đảm bảo tính chủ động, chính xác và kịp thời trong quá trình thực hiện nhiệm vụ của các đơn vị.

Việc xây dựng, sử dụng tính năng cảnh báo văn bản quản lý sắp hết hiệu lực và mỗi hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin nhằm nâng cao hiệu quả công việc, dù đơn giản nhất, đều giúp cho người M1 thích ứng với văn hóa số, dần tạo ra môi trường số và đóng góp nhiều hơn vào Ngân hà số Viettel.

Tác giả: Viettel Đà Nẵng

Viettel Đà Nẵng luôn coi khách hàng là những cá thể riêng biệt, có nhu cầu được lắng nghe, chia sẻ, được đáp ứng, phục vụ một cách tốt nhất và được đối xử công bằng. Bởi vậy, Viettel luôn nỗ lực ở mức cao nhất để khách hàng luôn được “nói theo cách của bạn”, nói theo phong cách của riêng mình. Đối với chúng tôi, sự hài lòng và tin cậy của Qúy khách hàng chính là khởi nguồn cho sự thịnh vượng và phát triển bền vững.

Có thể bạn quan tâm

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *