Theo định hướng “Tiên phong chuyển đổi số” của Tập đoàn và xu thế đổi mới công nghệ, Trung tâm Phân phối (Viettel Distribution), Viettel Commerce đang xây dựng và từng bước đưa vào triển khai hệ thống ERP. Hệ thống này nhằm tối ưu công tác điều hành, hoạt động sản xuất kinh doanh và gia tăng nhận thức về áp dụng tiến bộ công nghệ tới toàn thể CBNV.
ERP (viết tắt của Enterprise Resource Planning) được định nghĩa là hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Đây là một phần mềm thống nhất, đa chức năng liên kết mọi hoạt động của doanh nghiệp, từ quản trị toàn diện đầu vào, đầu ra tới lập kế hoạch, thống kê, kiểm soát các nghiệp vụ về vận hành sản xuất, kinh doanh, tài chính, nhân sự… Điểm nổi bật của ERP là sự tích hợp giữa các phần mềm rời rạc, từ đó giúp CBNV theo dõi, quản lý thông suốt, đảm bảo cho doanh nghiệp duy trì tính nhất quán và chủ động trước những thay đổi của môi trường bên ngoài.
Mô hình tổng thể hệ thống ERP của Viettel Distribution.
Là một trong những nhà phân phối hàng đầu Việt Nam trong lĩnh vực điện thoại, máy tính, thiết bị thông minh, điện máy… Viettel Distribution luôn phải đối mặt với khối lượng công việc lớn kèm theo khó khăn từ nhiều luồng dữ liệu khác nhau. Kho dữ liệu lớn bị phân tán thành nhiều nguồn trên các ứng dụng tin học văn phòng như Word, Excel cùng yêu cầu xử lý nhanh gây ra nhiều khó khăn cho bộ phận nhập – xuất hàng, khả năng xảy ra sai sót trong quá trình nhập liệu là rất lớn. Ví dụ như chênh lệch số lượng hàng tồn kho, nhầm lẫn giao hàng từ kho này sang kho khác, chồng chéo thông tin hóa đơn… Do đó, nhu cầu đối với một giải pháp công nghệ tích hợp dữ liệu và thông tin của các bộ phận khác nhau là vô cùng cấp thiết.
Nhận định được vấn đề đó, vào tháng 04/2021, Ban lãnh đạo Viettel Distribution kết hợp Trung tâm Dịch vụ Công nghệ thông tin thuộc Viettel Commerce đã hoàn thành việc rà soát, thống nhất và chốt yêu cầu đối với giải pháp phần mềm ERP trong việc thay thế phần mềm Táo Quân (phần mềm quản trị, điều hành hàng hóa – kế toán – bán hàng hiện nay); duyệt bản mẫu vào tháng 10 và đưa vào thử nghiệm nghiệp vụ mua hàng vào ngày 8/11. Dự kiến sẽ triển khai chính thức và thay thế hoàn toàn phần mềm Táo Quân vào ngày 1/1/2022.
Anh Phùng Trọng Đan, Trưởng phòng Tài chính Viettel Distribution cho biết: “Chúng tôi kỳ vọng ERP sẽ tạo ra một hệ thống dữ liệu tự động hợp nhất và xuyên suốt qua các phòng ban và khâu hoạt động như quản lý mua hàng, nhập hàng, bán hàng, kho vận, kế toán, quản lý nhân sự, chăm sóc khách hàng và bảo hành. Với ERP, dữ liệu chỉ cần được nhập một lần duy nhất bởi người đầu tiên, sau đó sẽ được lưu trữ nguyên vẹn trên hệ thống, từ đó giúp hạn chế các sai sót không đáng có trong quá trình luân chuyển thông tin. Khi một con số được thay đổi, tất cả thông tin liên quan đều được tự động tính toán và hiển thị lại cho trùng khớp, từng bước loại bỏ tiêu cực trong tài chính doanh nghiệp”.
“Ngoài ra, nhờ sự hỗ trợ của ERP, bộ phận tổng hợp cũng không cần phải đợi đến cuối tháng hoặc cuối quý mới có thể tổng hợp số liệu. Với ERP, doanh nghiệp có thể trích xuất được các con số chính xác và kịp thời chỉ bằng việc nhìn vào dòng số liệu sau cùng trên hệ thống”, anh Đan nhấn mạnh.
Giao diện màn hình chính hệ thống ERP của Viettel Distribution.
Bằng cách giải quyết các “nút cổ chai” trong quá trình xuất/ nhập và rút gọn khoảng cách địa lý, phần mềm ERP mang tới cho Viettel Distribution một “cuộc cách mạng” trong dòng chảy công việc. Đơn giản như việc chuyển chứng từ bằng giấy không thể sánh bằng với tốc độ của chứng từ điện tử; hay trong việc vận chuyển hàng hoá từ kho bãi tới các cơ sở kinh doanh, chỉ bằng vài thao tác đơn giản, thông tin được đồng bộ lên hệ thống ERP sẽ được chuyển đến người thủ kho một cách nhanh chóng và chính xác.
Cũng nhờ vậy, việc giám sát từng khâu làm việc của nhân viên cũng được tối ưu. Chỉ với một vài thao tác đơn giản trên ERP, nhà quản lý có thể nắm trong tay tất cả kết quả làm việc của tất cả nhân viên, chẳng hạn như trong một ngày nhân viên đó đã bán các sản phẩm nào và đem về doanh thu bao nhiêu. Ngoài ra, chuyên viên có thể dễ dàng trích xuất số liệu từ ERP vào hệ thống Phân tích và xử lý dữ liệu (BI) cùng với hệ thống điều hành kinh doanh VBOS, từ đó biểu thị dữ liệu dưới 4 dạng: phân tích so sánh, thống kê; phân tích chuyên sâu, tối ưu; phân tích linh hoạt và phân tích dự báo. Từ đó, chỉ tiêu KPIS sẽ được hệ thống phân tích so sánh với số liệu cùng kỳ, cùng năm để thấy được biến động và xu hướng theo thời gian.
Ngoài việc giúp quản trị toàn diện các hoạt động của đơn vị, giải pháp ERP còn có khả năng hỗ trợ cung cấp báo cáo phân tích chuyên sâu, đưa ra các dự báo, giúp Ban lãnh đạo đưa ra các quyết định điều hành, quản lý và triển khai các hoạt động hiệu quả.
